Acord de prelucrare a datelor

1. Ce este acest document și când se aplică

Prezentul Acord de prelucrare a datelor („DPA”) face parte din Termenii și Condițiile noastre și se aplică ori de câte ori utilizați MoverTrack pentru a gestiona date cu caracter personal referitoare la alte persoane — în primul rând clienții dumneavoastră.

Există pentru că legislația privind protecția datelor impune un contract scris între un operator de date și o persoană împuternicită de operator și pentru că trebuie să puteți vedea exact ce facem cu datele clienților dumneavoastră.

2. Cine este cine

Dumneavoastră sunteți operatorul de date. Dumneavoastră decideți ce clienți introduceți, ce înregistrați despre ei și cine primește un link de urmărire. Sunt clienții dumneavoastră, nu ai noștri.

Noi suntem persoana împuternicită de dumneavoastră. Stocăm și transmitem aceste date pentru a asigura funcționarea Serviciului pentru dumneavoastră și în niciun scop propriu. Nu le vindem, nu facem marketing către clienții dumneavoastră și nu le folosim pentru a antrena nimic. Informațiile care au fost anonimizate și combinate, astfel încât să nu mai poată identifica pe nimeni, nu mai reprezintă date cu caracter personal, și le putem folosi pentru a asigura funcționarea, a măsura și a îmbunătăți Serviciul.

În mod distinct, suntem operator de date în nume propriu pentru datele referitoare la dumneavoastră — contul dumneavoastră, datele de autentificare, facturarea. Acestea sunt acoperite de Politica noastră de confidențialitate, nu de prezentul DPA.

3. Ce prelucrăm pentru dumneavoastră

Obiectul și scopul: furnizarea serviciului MoverTrack — programare, comenzi, pagini de urmărire pentru clienți, mesagerie, gestionarea echipei și, dacă planul dumneavoastră include acest lucru, transformarea conversațiilor de WhatsApp în lucrări sugerate.

Durata: atât timp cât contul dumneavoastră este activ, plus perioadele de păstrare prevăzute în secțiunea 10.

Categoriile de persoane vizate: clienții dumneavoastră, persoanele desemnate de aceștia drept persoane de contact și angajații dumneavoastră.

Categoriile de date cu caracter personal:

• numele, numerele de telefon și adresele de e-mail ale clienților dumneavoastră;
• adresele fiecărei lucrări, precum și orice note pe care le adăugați la o lucrare;
• detaliile comenzilor, prețurile și istoricul lucrărilor;
• fotografiile și fișierele pe care dumneavoastră sau angajații dumneavoastră le încărcați la o lucrare;
• locația vehiculului cât timp urmărirea este activă, precum și ruta și ora estimată de sosire rezultate;
• mesajele WhatsApp trimise sau primite prin intermediul Serviciului — pentru fiecare mesaj, cine l-a trimis, când, de ce tip a fost și starea livrării sale (păstrată pentru ca mesajele să fie trimise doar atât timp cât WhatsApp le permite, în limita ferestrei sale de 24 de ore pentru serviciul clienți), precum și conținutul său (text, fotografii, mesaje vocale și fișiere) în măsura în care modul de lucru pe care îl alegeți îl păstrează;
• numele, numerele de telefon și repartizările pe lucrări ale angajaților dumneavoastră.

Alegerea unui mod de lucru în aplicație constituie instrucțiunea pe care ne-o transmiteți cu privire la ce să păstrăm din conversațiile dumneavoastră de WhatsApp. Atunci când alegeți unul care păstrează mai puțin, când planul dumneavoastră nu îl mai include pe cel pe care îl aveați sau când eliminați numărul dumneavoastră din Serviciu, ștergem din Serviciu ceea ce Serviciul nu mai păstrează din mesajele clienților dumneavoastră; conversațiile în sine rămân în WhatsApp.

Nu solicităm și nu dorim categorii speciale de date — sănătate, convingeri, date biometrice și altele asemenea. Vă rugăm să nu le introduceți într-o notă de lucrare.

4. Acționăm exclusiv pe baza instrucțiunilor dumneavoastră

Prelucrăm aceste date numai în măsura necesară furnizării Serviciului, astfel cum se prevede în Termeni, și pe baza oricărei alte instrucțiuni documentate pe care ne-o transmiteți. Dacă vreodată considerăm că o instrucțiune încalcă legislația privind protecția datelor, vă vom informa în loc să o urmăm în tăcere.

Dacă legea ne obligă să prelucrăm sau să divulgăm date dincolo de instrucțiunile dumneavoastră, vă vom informa în prealabil, cu excepția cazului în care ne este interzis din punct de vedere legal să o facem.

5. Confidențialitate

Accesul este limitat la persoanele care au nevoie de el pentru a opera sau a asigura suportul Serviciului, iar acestea sunt ținute de obligații de confidențialitate. MoverTrack este operat de o echipă foarte mică; în mod corespunzător, accesul este foarte restrâns.

6. Securitate (Annex II — măsuri tehnice și organizatorice)

Menținem măsuri adecvate riscului, printre care:

• criptare în tranzit (TLS) pentru toate conexiunile către serverele, aplicațiile și bazele noastre de date;
• criptare în repaus pentru baza de date și pentru copiile de rezervă;
• reguli de acces la nivel de rând în baza de date, astfel încât un cont să nu poată citi datele altuia, și, pe propriile noastre servere, o verificare a contului autentificat și a ceea ce îi este permis să vadă, la fiecare cerere la care acestea răspund;
• autentificare la fiecare cerere care ajunge la datele clienților, iar funcțiile administrative sunt restricționate la conturi de operator nominalizate;
• numărul de telefon al unui client ajunge la persoanele care lucrează pentru dumneavoastră numai dacă permiteți acest lucru, iar o conversație numai dacă le acordați acces la aceasta;
• găzduire la furnizori de infrastructură consacrați (a se vedea secțiunea 7);
• revizuirea periodică a persoanelor și a sistemelor care pot ajunge la datele din producție.

Acestea sunt măsurile tehnice și organizatorice menționate în Annex II al clauzelor contractuale standard încorporate prin secțiunea 11. Le putem modifica, însă nu într-un mod care să reducă în mod semnificativ nivelul general de securitate.

Niciun sistem nu este perfect securizat și nu pretindem altceva.

7. Subîmputerniciți

Utilizăm următorii subîmputerniciți. Fiecare dintre aceștia este ținut de clauze scrise de protecție a datelor, conform cerințelor legii, iar noi rămânem răspunzători față de dumneavoastră pentru faptele lor:

• Supabase — bază de date, autentificare și stocare de fișiere (UE, regiunea Frankfurt)
• Vultr — servere de aplicație pentru urmărire și mesagerie (UE, Frankfurt)
• Vercel — găzduirea site-urilor noastre și a paginilor de urmărire destinate clienților
• Google — hărți, geocodificare, rutare și calculul distanțelor; citirea textului unei conversații sau al unui mesaj pentru a completa o lucrare la cererea dumneavoastră; e-mailul nostru
• Meta Platforms — mesagerie WhatsApp Business
• Stripe — procesarea plăților (datele dumneavoastră de facturare; nu cele ale clienților dumneavoastră)
• Resend — e-mailuri tranzacționale și de facturare
• Telnyx — telefonie și identificarea apelantului, dacă utilizați aceste funcții
• Apple și Google — livrarea notificărilor push către dispozitivele dumneavoastră și către cele ale persoanelor care lucrează pentru dumneavoastră
• Expo — transmiterea notificărilor push către Apple și Google; o notificare poate conține numele sau numărul unui client și textul mesajului acestuia

Această listă constituie Annex III al clauzelor contractuale standard încorporate prin secțiunea 11. Autorizați în mod general acești subîmputerniciți și ne autorizați să numim alții în aceleași condiții.

Vă vom notifica cu cel puțin 30 de zile înainte de a adăuga sau de a înlocui un subîmputernicit. Vă puteți opune în acest termen, pentru motive rezonabile și documentate legate de protecția datelor. Dacă o faceți, vom încerca să propunem o modificare care să înlăture obiecția; dacă nu putem face acest lucru în condiții rezonabile din punct de vedere comercial, oricare dintre noi poate înceta partea afectată a Serviciului, iar singurul dumneavoastră remediu este restituirea sumelor deja plătite pentru partea neutilizată rămasă din perioadă. Opoziția nu suspendă numirea pe durata discuțiilor dintre noi.

8. Sprijinul nostru în privința drepturilor clienților dumneavoastră

Dacă unul dintre clienții dumneavoastră vă solicită o copie a datelor sale, vă cere să le corectați sau să le ștergeți, acea solicitare vă revine dumneavoastră spre soluționare — însă vă vom ajuta.

Cea mai mare parte o puteți rezolva singur în cadrul Serviciului. Acolo unde nu puteți, trimiteți un e-mail la info@movertrack.com și vă vom asista într-un termen care vă permite să respectați propriul termen legal. Dacă un client ne contactează direct, nu vom răspunde în numele dumneavoastră; vă vom transmite solicitarea.

9. Dacă se întâmplă ceva nedorit

Dacă luăm cunoștință de o încălcare a securității care afectează datele cu caracter personal pe care le prelucrăm pentru dumneavoastră, vă vom informa fără întârzieri nejustificate, cu tot ceea ce știm: ce s-a întâmplat, cine și ce este afectat în măsura în care ne putem da seama, ce facem în această privință și ce vă sugerăm să faceți.

De asemenea, vă vom acorda sprijin rezonabil pentru orice evaluare sau notificare către autoritatea de supraveghere pe care trebuie să o efectuați, precum și pentru o evaluare a impactului asupra protecției datelor, dacă aveți nevoie de una.

10. Ștergerea și restituirea

Vă puteți exporta datele în orice moment cât timp contul dumneavoastră este activ. Ștergerea contului chiar de către dumneavoastră din aplicație înseamnă că alegeți ștergerea: totul este șters imediat, așa că exportați mai întâi ce vă trebuie. Dacă contul încetează în orice alt mod, puteți exporta în continuare timp de 30 de zile după încetarea acestuia.

La încetarea Serviciului, dumneavoastră alegeți dacă vă restituim datele sau dacă le ștergem. Comunicați-ne acest lucru în cele 30 de zile. Dacă nu ne comunicați nimic, le ștergem.

După aceea ștergem sau anonimizăm datele cu caracter personal pe care le deținem pentru dumneavoastră, cu excepția cazurilor în care legea ne impune să păstrăm ceva — de exemplu evidențele tranzacțiilor păstrate în scopuri fiscale. Copiile de rezervă se elimină conform propriului ciclu și sunt șterse în termen de 90 de zile.

11. Transferurile internaționale și clauzele contractuale standard

Baza noastră de date și serverele de aplicație pentru clienții europeni se află în UE (Frankfurt). Unii dintre subîmputerniciții menționați în secțiunea 7 sunt stabiliți în Statele Unite, iar MoverTrack, LLC este ea însăși o societate din Statele Unite, astfel încât o parte din datele cu caracter personal sunt transferate acolo.

Pentru aceste transferuri, părțile încheie clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană prin Implementing Decision (EU) 2021/914, care sunt încorporate în prezentul DPA prin referință și completate după cum urmează:

• Module Two (de la operator către persoana împuternicită) se aplică. Dumneavoastră sunteți exportatorul de date; MoverTrack, LLC este importatorul de date.
• Clause 7 (clauza de aderare) se aplică.
• Clause 9 — opțiunea 2, autorizare generală scrisă, cu termenul de notificare de 30 de zile prevăzut în secțiunea 7.
• Clause 11 — dispozițiile opționale privind soluționarea independentă a litigiilor nu se aplică.
• Clause 17 — clauzele sunt guvernate de legea Irlandei.
• Clause 18 — litigiile se soluționează în fața instanțelor din Irlanda.
• Annex I.A (părțile) — dumneavoastră, astfel cum sunteți identificat prin contul dumneavoastră; MoverTrack, LLC, 1111B S Governors Ave STE 42337, Dover, DE 19904, United States, info@movertrack.com.
• Annex I.B (descrierea transferului) — persoanele vizate, categoriile de date, scopurile, frecvența (continuă) și durata prevăzute în secțiunea 3 din prezentul DPA.
• Annex I.C (autoritatea de supraveghere competentă) — autoritatea din statul membru SEE în care sunteți stabilit sau în care este stabilit reprezentantul dumneavoastră.
• Annex II (măsuri de securitate) — secțiunea 6 din prezentul DPA.
• Annex III (subîmputerniciți) — secțiunea 7 din prezentul DPA.

Pentru transferurile de date cu caracter personal supuse legislației privind protecția datelor din Regatul Unit, părțile încheie de asemenea UK International Data Transfer Addendum, emis în temeiul section 119A of the Data Protection Act 2018, cele de mai sus constituind Approved SCCs, cu Tables 1–3 completate prin trimitere la Annex I de mai sus și cu Table 4 stabilit la niciuna dintre părți. Pentru transferurile supuse legislației elvețiene, trimiterile la GDPR se citesc ca trimiteri la Swiss FADP, iar autoritatea competentă este FDPIC.

Acolo unde un subîmputernicit este certificat în cadrul EU–US Data Privacy Framework, ne putem întemeia în schimb pe acea certificare pentru transferurile către acesta.

Dacă clauzele și prezentul DPA sunt în contradicție, clauzele prevalează.

12. Audit și informare

Vă vom furniza informațiile de care aveți nevoie în mod rezonabil pentru a demonstra că ne respectăm obligațiile prevăzute aici și vom contribui la auditurile impuse de legislația privind protecția datelor.

Întrucât suntem o echipă foarte mică, aceasta înseamnă răspunsuri scrise și documentație, iar nu inspecții la fața locului. Acolo unde un audit este cu adevărat necesar, acesta poate fi efectuat o singură dată în orice perioadă de douăsprezece luni (mai des numai dacă o autoritate de supraveghere o impune sau după o încălcare confirmată a securității care vă afectează datele), cu o notificare scrisă prealabilă de 30 de zile, în timpul programului de lucru, fără a perturba Serviciul, de către o persoană care nu este concurentul nostru, sub rezerva confidențialității și pe cheltuiala dumneavoastră.

13. Răspunderea între noi

Garantați că dispuneți de un temei legal pentru fiecare dată cu caracter personal pe care o introduceți în Serviciu, că ați furnizat clienților dumneavoastră informațiile impuse de legea care li se aplică, că instrucțiunile pe care ni le transmiteți sunt legale și că nu ne veți transmite categorii speciale de date.

Ne veți despăgubi pentru pretențiile, amenzile și costurile rezonabile care decurg din încălcarea acelei garanții, din instrucțiunile dumneavoastră sau dintr-o pretenție formulată de unul dintre clienții dumneavoastră care se referă la propriile dumneavoastră acțiuni ori omisiuni, iar nu la ale noastre.

Răspunderea fiecărei părți în temeiul prezentului DPA este supusă limitărilor și excluderilor prevăzute în secțiunea 18 din Termenii și Condițiile noastre, iar acele limitări se aplică tuturor pretențiilor formulate în temeiul prezentului DPA, cumulat cu toate pretențiile formulate în temeiul Termenilor. Nimic din prezentul document nu limitează drepturile unei persoane vizate împotriva oricăruia dintre noi în temeiul clauzelor contractuale standard sau al legislației aplicabile.

Dacă o autoritate de supraveghere sau o instanță ne declară răspunzători în solidar pentru ceva cauzat de instrucțiunile dumneavoastră sau de încălcarea săvârșită de dumneavoastră, ne veți rambursa partea care vă este imputabilă.

14. Prevalență și contact

Dacă prezentul DPA și Termenii și Condițiile sunt în contradicție cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, prezentul DPA prevalează.

MoverTrack, LLC
1111B S Governors Ave STE 42337, Dover, DE 19904, United States
E-mail: info@movertrack.com