Perjanjian Pemrosesan Data

1. Apa dokumen ini dan kapan berlakunya

Perjanjian Pemrosesan Data ini ("DPA") merupakan bagian dari Ketentuan Layanan kami dan berlaku setiap kali Anda menggunakan MoverTrack untuk menangani data pribadi mengenai orang lain — terutama pelanggan Anda.

Dokumen ini ada karena hukum pelindungan data mensyaratkan adanya kontrak tertulis antara pengendali data dan pemroses data, dan karena Anda berhak mengetahui secara persis apa yang kami lakukan terhadap data pelanggan Anda.

2. Siapa berperan sebagai apa

Anda adalah pengendali data. Anda yang memutuskan pelanggan mana yang dimasukkan, apa yang dicatat mengenai mereka, dan siapa yang menerima tautan pelacakan. Mereka adalah pelanggan Anda, bukan pelanggan kami.

Kami adalah pemroses data Anda. Kami menyimpan dan memindahkan data tersebut untuk menjalankan Layanan bagi Anda, dan bukan untuk tujuan kami sendiri. Kami tidak menjualnya, kami tidak memasarkan apa pun kepada pelanggan Anda, dan kami tidak menggunakannya untuk melatih apa pun. Informasi yang telah dianonimkan dan digabungkan, sehingga tidak lagi dapat mengidentifikasi siapa pun, bukan lagi merupakan data pribadi, dan kami dapat menggunakannya untuk menjalankan, mengukur, dan meningkatkan Layanan.

Secara terpisah, kami adalah pengendali data tersendiri atas data mengenai Anda — akun Anda, kredensial masuk Anda, penagihan Anda. Hal itu diatur dalam Kebijakan Privasi kami, bukan dalam DPA ini.

3. Apa yang kami proses untuk Anda

Pokok dan tujuan pemrosesan: menyediakan layanan MoverTrack — penjadwalan, pesanan, halaman pelacakan pelanggan, perpesanan, pengelolaan tim, dan, apabila paket Anda mencakupnya, pengubahan percakapan WhatsApp menjadi pekerjaan yang disarankan.

Jangka waktu: selama akun Anda aktif, ditambah masa penyimpanan sebagaimana diatur dalam pasal 10.

Kategori subjek data: pelanggan Anda, orang-orang yang mereka tunjuk sebagai kontak, dan pekerja Anda.

Kategori data pribadi:

• nama, nomor telepon, dan alamat email pelanggan Anda;
• alamat setiap pekerjaan, serta catatan apa pun yang Anda tambahkan pada suatu pekerjaan;
• rincian pesanan, harga, dan riwayat pekerjaan;
• foto dan berkas yang Anda atau pekerja Anda unggah ke suatu pekerjaan;
• lokasi kendaraan selama pelacakan berjalan, serta rute dan perkiraan waktu tiba yang dihasilkannya;
• pesan WhatsApp yang dikirim atau diterima melalui Layanan — untuk setiap pesan, siapa yang mengirimnya, kapan, jenisnya, dan status pengirimannya (disimpan agar pesan hanya terkirim selama WhatsApp mengizinkannya, dalam jendela layanan pelanggan 24 jam miliknya), serta isinya (teks, foto, pesan suara, dan berkas) sejauh isi tersebut disimpan oleh cara kerja yang Anda pilih;
• nama, nomor telepon, dan penugasan pekerjaan dari pekerja Anda.

Memilih cara kerja di dalam aplikasi merupakan instruksi Anda kepada kami mengenai apa yang kami simpan dari percakapan WhatsApp Anda. Ketika Anda memilih cara kerja yang menyimpan lebih sedikit, atau paket Anda tidak lagi mencakup cara kerja yang sebelumnya Anda gunakan, atau Anda menghapus nomor Anda dari Layanan, kami menghapus dari Layanan bagian dari pesan pelanggan Anda yang tidak lagi disimpan oleh Layanan; percakapannya sendiri tetap berada di WhatsApp.

Kami tidak meminta dan tidak menghendaki data pribadi yang bersifat spesifik — kesehatan, keyakinan, biometrik, dan sejenisnya. Mohon jangan mencantumkannya dalam catatan pekerjaan.

4. Kami bertindak hanya atas instruksi Anda

Kami memproses data ini hanya sejauh diperlukan untuk menyediakan Layanan, sebagaimana diatur dalam Ketentuan, dan berdasarkan instruksi terdokumentasi lebih lanjut yang Anda berikan kepada kami. Apabila kami meyakini suatu instruksi melanggar hukum pelindungan data, kami akan memberi tahu Anda alih-alih diam-diam menjalankannya.

Apabila hukum memaksa kami memproses atau mengungkapkan data melampaui instruksi Anda, kami akan memberi tahu Anda terlebih dahulu kecuali kami dilarang secara hukum untuk melakukannya.

5. Kerahasiaan

Akses dibatasi hanya kepada pihak yang memerlukannya untuk menjalankan atau mendukung Layanan, dan mereka terikat oleh kewajiban kerahasiaan. MoverTrack dioperasikan oleh tim yang sangat kecil; aksesnya pun sama sempitnya.

6. Keamanan (Annex II — langkah teknis dan organisasi)

Kami menerapkan langkah-langkah yang sepadan dengan risikonya, termasuk:

• enkripsi saat transit (TLS) untuk seluruh koneksi ke server, aplikasi, dan basis data kami;
• enkripsi saat tersimpan untuk basis data dan cadangan data;
• aturan akses tingkat baris pada basis data sehingga satu akun tidak dapat membaca data akun lain, serta, pada server kami sendiri, pemeriksaan atas akun yang sedang masuk dan atas apa yang boleh dilihatnya pada setiap permintaan yang dilayani server tersebut;
• autentikasi pada setiap permintaan yang menjangkau data pelanggan, serta fungsi administratif yang dibatasi pada akun operator bernama;
• nomor telepon pelanggan hanya sampai kepada orang-orang yang bekerja untuk Anda apabila Anda mengizinkannya, dan suatu percakapan hanya apabila Anda memberi mereka akses ke percakapan tersebut;
• hosting pada penyedia infrastruktur yang mapan (lihat pasal 7);
• peninjauan berkala atas siapa dan apa yang dapat menjangkau data produksi.

Inilah langkah teknis dan organisasi yang dimaksud dalam Annex II dari Klausul Kontraktual Standar yang tercakup melalui pasal 11. Kami dapat mengubahnya, tetapi tidak dengan cara yang secara material menurunkan tingkat keamanan secara keseluruhan.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya aman, dan kami tidak mengklaim sebaliknya.

7. Sub-pemroses data

Kami menggunakan sub-pemroses data berikut. Masing-masing terikat oleh ketentuan pelindungan data tertulis, sebagaimana diwajibkan oleh hukum, dan kami tetap bertanggung jawab kepada Anda atas apa yang mereka lakukan:

• Supabase — basis data, autentikasi, dan penyimpanan berkas (Uni Eropa, region Frankfurt)
• Vultr — server aplikasi untuk pelacakan dan perpesanan (Uni Eropa, Frankfurt)
• Vercel — hosting untuk situs web kami dan halaman pelacakan pelanggan
• Google — peta, geocoding, perutean, dan penghitungan jarak; pembacaan teks suatu percakapan atau pesan untuk mengisi rincian suatu pekerjaan apabila Anda memintanya; email kami
• Meta Platforms — perpesanan WhatsApp Business
• Stripe — pemrosesan pembayaran (data penagihan Anda; bukan data pelanggan Anda)
• Resend — email transaksional dan email penagihan
• Telnyx — telefoni dan identifikasi penelepon, apabila Anda menggunakan fitur tersebut
• Apple dan Google — pengiriman notifikasi push ke perangkat Anda dan perangkat orang-orang yang bekerja untuk Anda
• Expo — penerusan notifikasi push ke Apple dan Google; notifikasi dapat memuat nama atau nomor pelanggan dan teks pesannya

Daftar ini merupakan Annex III dari Klausul Kontraktual Standar yang tercakup melalui pasal 11. Anda memberikan otorisasi umum atas sub-pemroses data tersebut, dan memberikan otorisasi kepada kami untuk menunjuk pihak lain dengan ketentuan yang sama.

Kami akan memberikan pemberitahuan sekurang-kurangnya 30 hari sebelumnya sebelum menambah atau mengganti sub-pemroses data. Anda dapat mengajukan keberatan dalam jangka waktu tersebut atas dasar pelindungan data yang wajar dan terdokumentasi. Apabila Anda melakukannya, kami akan berusaha menawarkan perubahan yang menghindari keberatan tersebut; apabila kami tidak dapat melakukannya dengan ketentuan yang wajar secara komersial, salah satu di antara kita dapat mengakhiri bagian Layanan yang terdampak, dan satu-satunya upaya pemulihan bagi Anda adalah pengembalian biaya yang telah dibayar untuk sisa periode yang belum terpakai. Pengajuan keberatan tidak menangguhkan penunjukan tersebut selama kita membahasnya.

8. Membantu Anda memenuhi hak pelanggan Anda

Apabila salah seorang pelanggan Anda meminta kepada Anda salinan datanya, meminta Anda memperbaikinya, atau meminta Anda menghapusnya, permintaan itu adalah tanggung jawab Anda untuk dijawab — tetapi kami akan membantu.

Sebagian besar dapat Anda lakukan sendiri di dalam Layanan. Apabila tidak dapat, kirim email ke info@movertrack.com dan kami akan membantu dalam jangka waktu yang memungkinkan Anda memenuhi tenggat Anda sendiri. Apabila seorang pelanggan menghubungi kami secara langsung, kami tidak akan menjawab atas nama Anda; kami akan meneruskannya kepada Anda.

9. Apabila terjadi sesuatu yang tidak semestinya

Apabila kami mengetahui adanya pelanggaran yang memengaruhi data pribadi yang kami proses untuk Anda, kami akan memberi tahu Anda tanpa penundaan yang tidak semestinya, disertai apa yang kami ketahui: apa yang terjadi, siapa dan apa yang terdampak sejauh yang dapat kami ketahui, apa yang sedang kami lakukan untuk menanganinya, dan apa yang kami sarankan untuk Anda lakukan.

Kami juga akan memberikan bantuan yang wajar atas setiap penilaian atau pemberitahuan kepada otoritas pengawas yang harus Anda lakukan, serta atas penilaian dampak pelindungan data apabila Anda memerlukannya.

10. Penghapusan dan pengembalian data

Anda dapat mengekspor data Anda sewaktu-waktu selama akun Anda aktif. Menghapus akun sendiri di aplikasi berarti Anda memilih penghapusan: semuanya langsung dihapus, jadi ekspor dulu apa yang Anda perlukan. Jika akun berakhir dengan cara lain, Anda masih dapat mengekspor selama 30 hari setelah akun berakhir.

Pada saat berakhirnya Layanan, Anda yang memilih apakah kami mengembalikan data Anda atau menghapusnya. Beri tahu kami dalam jangka waktu 30 hari tersebut. Apabila Anda tidak menyampaikan apa pun, kami menghapusnya.

Setelah itu kami menghapus atau menganonimkan data pribadi yang kami simpan untuk Anda, kecuali apabila hukum mewajibkan kami menyimpan sesuatu — misalnya catatan transaksi yang disimpan untuk keperluan perpajakan. Cadangan data berguguran mengikuti siklusnya sendiri dan dihapus dalam waktu 90 hari.

11. Transfer lintas negara dan Klausul Kontraktual Standar

Basis data dan server aplikasi kami untuk pelanggan Eropa berada di Uni Eropa (Frankfurt). Sebagian sub-pemroses data dalam pasal 7 berkedudukan di Amerika Serikat, dan MoverTrack, LLC sendiri merupakan perusahaan Amerika Serikat, sehingga sebagian data pribadi ditransfer ke sana.

Untuk transfer tersebut, para pihak mengikatkan diri pada Klausul Kontraktual Standar (Standard Contractual Clauses) yang disetujui oleh Komisi Eropa dalam Implementing Decision (EU) 2021/914, yang tercakup dalam DPA ini melalui rujukan dan dilengkapi sebagai berikut:

• Module Two (pengendali data kepada pemroses data) berlaku. Anda adalah pengekspor data; MoverTrack, LLC adalah pengimpor data.
• Clause 7 (klausul pengaitan) berlaku.
• Clause 9 — opsi 2, otorisasi tertulis yang bersifat umum, dengan pemberitahuan 30 hari sebagaimana diatur dalam pasal 7.
• Clause 11 — rumusan opsional mengenai penyelesaian sengketa secara independen tidak berlaku.
• Clause 17 — Klausul tersebut diatur oleh hukum Irlandia.
• Clause 18 — sengketa diselesaikan di hadapan pengadilan Irlandia.
• Annex I.A (para pihak) — Anda, sebagaimana teridentifikasi melalui akun Anda; MoverTrack, LLC, 1111B S Governors Ave STE 42337, Dover, DE 19904, United States, info@movertrack.com.
• Annex I.B (uraian transfer) — subjek data, kategori data, tujuan, frekuensi (berkelanjutan), dan jangka waktu sebagaimana diatur dalam pasal 3 DPA ini.
• Annex I.C (otoritas pengawas yang berwenang) — otoritas negara anggota EEA tempat Anda berkedudukan, atau tempat perwakilan Anda berkedudukan.
• Annex II (langkah keamanan) — pasal 6 DPA ini.
• Annex III (sub-pemroses data) — pasal 7 DPA ini.

Untuk transfer data pribadi yang tunduk pada hukum pelindungan data Britania Raya, para pihak juga mengikatkan diri pada UK International Data Transfer Addendum yang diterbitkan berdasarkan section 119A of the Data Protection Act 2018, dengan ketentuan di atas sebagai Approved SCCs, Tables 1–3 dilengkapi dengan merujuk pada Annex I di atas, dan Table 4 ditetapkan sebagai neither party. Untuk transfer yang tunduk pada hukum Swiss, rujukan kepada GDPR dibaca sebagai rujukan kepada Swiss FADP dan otoritas yang berwenang adalah FDPIC.

Apabila suatu sub-pemroses data tersertifikasi berdasarkan EU–US Data Privacy Framework, kami dapat mengandalkan sertifikasi tersebut sebagai gantinya untuk transfer kepadanya.

Apabila Klausul tersebut dan DPA ini bertentangan, Klausul tersebut yang berlaku.

12. Audit dan informasi

Kami akan memberikan informasi yang secara wajar Anda perlukan untuk menunjukkan bahwa kami memenuhi kewajiban kami di sini, dan akan berkontribusi pada audit yang diwajibkan oleh hukum pelindungan data.

Karena kami adalah tim yang sangat kecil, hal itu berarti jawaban tertulis dan dokumentasi, bukan pemeriksaan di tempat. Apabila suatu audit benar-benar diperlukan, audit tersebut dapat dilaksanakan satu kali dalam periode dua belas bulan mana pun (lebih sering hanya apabila otoritas pengawas mewajibkannya atau setelah terjadi pelanggaran terkonfirmasi yang memengaruhi data Anda), dengan pemberitahuan tertulis 30 hari sebelumnya, pada jam kerja, tanpa mengganggu Layanan, oleh pihak yang bukan pesaing kami, tunduk pada kerahasiaan, dan atas biaya Anda.

13. Tanggung jawab di antara kita

Anda menjamin bahwa Anda memiliki dasar hukum yang sah atas setiap data pribadi yang Anda masukkan ke dalam Layanan, bahwa Anda telah memberikan kepada pelanggan Anda informasi yang diwajibkan oleh hukum yang berlaku bagi mereka, bahwa instruksi Anda kepada kami adalah sah, dan bahwa Anda tidak akan mengirimkan kepada kami data pribadi yang bersifat spesifik.

Anda akan membebaskan kami dari tuntutan, denda, dan biaya yang wajar yang timbul dari pelanggaran atas jaminan tersebut, dari instruksi Anda, atau dari tuntutan salah seorang pelanggan Anda yang berkaitan dengan tindakan atau kelalaian Anda sendiri dan bukan tindakan atau kelalaian kami.

Tanggung jawab masing-masing pihak berdasarkan DPA ini tunduk pada pembatasan dan pengecualian dalam pasal 18 Ketentuan Layanan, dan pembatasan tersebut berlaku terhadap seluruh tuntutan berdasarkan DPA ini secara keseluruhan bersama seluruh tuntutan berdasarkan Ketentuan. Tidak ada satu pun ketentuan di sini yang membatasi hak subjek data terhadap salah satu di antara kita berdasarkan Klausul Kontraktual Standar atau hukum yang berlaku.

Apabila suatu otoritas pengawas atau pengadilan menyatakan kami turut bertanggung jawab atas sesuatu yang disebabkan oleh instruksi Anda atau pelanggaran Anda, Anda akan mengganti kepada kami bagian yang dapat diatribusikan kepada Anda.

14. Urutan keberlakuan dan kontak

Apabila DPA ini dan Ketentuan Layanan bertentangan mengenai penanganan data pribadi, DPA ini yang berlaku.

MoverTrack, LLC
1111B S Governors Ave STE 42337, Dover, DE 19904, United States
Email: info@movertrack.com