Verwerkersovereenkomst

1. Wat dit is en wanneer het van toepassing is

Deze Verwerkersovereenkomst maakt deel uit van onze Algemene Voorwaarden en is van toepassing telkens wanneer u MoverTrack gebruikt om persoonsgegevens over andere personen te verwerken — bovenal die van uw klanten.

Zij bestaat omdat de wetgeving inzake gegevensbescherming een schriftelijke overeenkomst vereist tussen een verwerkingsverantwoordelijke en een verwerker, en omdat u precies moet kunnen zien wat wij met de gegevens van uw klanten doen.

2. Wie is wie

U bent de verwerkingsverantwoordelijke. U bepaalt welke klanten u invoert, wat u over hen vastlegt, en wie een volglink ontvangt. Het zijn uw klanten, niet de onze.

Wij zijn uw verwerker. Wij slaan die gegevens op en verplaatsen ze om de Dienst voor u te laten draaien, en voor geen enkel eigen doel. Wij verkopen ze niet, wij benaderen uw klanten niet met marketing, en wij gebruiken ze niet om iets te trainen. Informatie die is geanonimiseerd en samengevoegd, zodat die niemand meer kan identificeren, is geen persoonsgegeven meer, en wij mogen deze gebruiken om de Dienst te laten draaien, te meten en te verbeteren.

Daarnaast zijn wij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens over u — uw account, uw inloggegevens, uw facturatie. Dat valt onder ons Privacybeleid, niet onder deze Verwerkersovereenkomst.

3. Wat wij voor u verwerken

Onderwerp en doel: het leveren van de MoverTrack-dienst — planning, orders, klantvolgpagina's, berichtenverkeer, teambeheer en, waar uw abonnement daarin voorziet, het omzetten van WhatsApp-chats in voorgestelde klussen.

Duur: zolang uw account actief is, vermeerderd met de bewaartermijnen in artikel 10.

Categorieën betrokkenen: uw klanten, de personen die zij als contactpersoon aanwijzen, en uw medewerkers.

Categorieën persoonsgegevens:

• namen, telefoonnummers en e-mailadressen van uw klanten;
• de adressen van elke klus, en eventuele notities die u aan een klus toevoegt;
• ordergegevens, prijzen en klushistorie;
• foto's en bestanden die u of uw medewerkers bij een klus uploaden;
• de locatie van het voertuig zolang het volgen actief is, en de daaruit voortvloeiende route en verwachte aankomsttijd;
• WhatsApp-berichten die via de Dienst worden verzonden of ontvangen — per bericht wie het heeft verzonden, wanneer, wat voor bericht het was en de bezorgstatus (bewaard zodat berichten alleen worden verstuurd zolang WhatsApp dat toestaat, binnen zijn 24-uurs klantenservicevenster), en de inhoud ervan (tekst, foto's, spraakberichten en bestanden) voor zover de door u gekozen werkwijze die bewaart;
• namen, telefoonnummers en klustoewijzingen van uw medewerkers.

Het kiezen van een werkwijze in de app is uw instructie aan ons over wat wij van uw WhatsApp-chats moeten bewaren. Kiest u er een die minder bewaart, omvat uw abonnement de werkwijze die u had niet meer, of verwijdert u uw nummer uit de Dienst, dan verwijderen wij uit de Dienst van de berichten van uw klanten wat de Dienst niet meer bewaart; de chats zelf blijven in WhatsApp.

Wij vragen niet om bijzondere categorieën van persoonsgegevens — gezondheid, overtuigingen, biometrische gegevens en dergelijke — en wij willen die ook niet ontvangen. Zet die alstublieft niet in een klusnotitie.

4. Wij handelen uitsluitend op uw instructies

Wij verwerken deze gegevens uitsluitend voor zover nodig om de Dienst te leveren, zoals uiteengezet in de Voorwaarden, en op iedere verdere gedocumenteerde instructie die u ons geeft. Menen wij ooit dat een instructie in strijd is met de wetgeving inzake gegevensbescherming, dan laten wij u dat weten in plaats van die stilzwijgend op te volgen.

Indien de wet ons dwingt gegevens te verwerken of te verstrekken buiten uw instructies om, stellen wij u daarvan vooraf op de hoogte, tenzij het ons wettelijk verboden is dat te doen.

5. Vertrouwelijkheid

De toegang is beperkt tot degenen die deze nodig hebben om de Dienst te laten draaien of te ondersteunen, en zij zijn gebonden aan geheimhoudingsverplichtingen. MoverTrack wordt geëxploiteerd door een zeer klein team; de toegang is dienovereenkomstig beperkt.

6. Beveiliging (Annex II — technische en organisatorische maatregelen)

Wij treffen maatregelen die passend zijn bij het risico, waaronder:

• versleuteling tijdens transport (TLS) voor alle verbindingen met onze servers, apps en databases;
• versleuteling in rust voor de database en de back-ups;
• toegangsregels op rijniveau in de database, zodat het ene account de gegevens van het andere niet kan lezen, en op onze eigen servers een controle van het ingelogde account, en van wat het mag zien, bij elk verzoek dat zij beantwoorden;
• authenticatie bij ieder verzoek dat klantgegevens bereikt, en administratieve functies die zijn voorbehouden aan met name genoemde beheerdersaccounts;
• het telefoonnummer van een klant bereikt de mensen die voor u werken alleen als u dat toestaat, en een chat alleen als u hun er toegang toe geeft;
• hosting bij gevestigde infrastructuuraanbieders (zie artikel 7);
• regelmatige toetsing van wie en wat productiegegevens kan bereiken.

Dit zijn de technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in Annex II van de modelcontractbepalingen die krachtens artikel 11 zijn opgenomen. Wij kunnen deze wijzigen, maar niet op een wijze die het algehele beveiligingsniveau wezenlijk verlaagt.

Geen enkel systeem is volmaakt veilig, en wij beweren het tegendeel niet.

7. Subverwerkers

Wij maken gebruik van de volgende subverwerkers. Elk van hen is, zoals de wet vereist, gebonden aan schriftelijke gegevensbeschermingsvoorwaarden, en wij blijven jegens u verantwoordelijk voor wat zij doen:

• Supabase — database, authenticatie en bestandsopslag (EU, regio Frankfurt)
• Vultr — applicatieservers voor tracking en berichtenverkeer (EU, Frankfurt)
• Vercel — hosting voor onze websites en klantvolgpagina's
• Google — kaarten, geocodering, routering en afstandsberekening; het lezen van de tekst van een chat of een bericht om een klus in te vullen wanneer u daarom vraagt; onze e-mail
• Meta Platforms — WhatsApp Business-berichtenverkeer
• Stripe — betalingsverwerking (uw facturatiegegevens; niet die van uw klanten)
• Resend — transactie- en facturatie-e-mail
• Telnyx — telefonie en nummerweergave, voor zover u die functies gebruikt
• Apple en Google — bezorging van pushmeldingen op uw apparaten en die van de mensen die voor u werken
• Expo — doorzending van pushmeldingen naar Apple en Google; een melding kan de naam of het nummer van een klant en de tekst van zijn bericht bevatten

Deze lijst vormt Annex III van de modelcontractbepalingen die krachtens artikel 11 zijn opgenomen. U verleent algemene toestemming voor deze subverwerkers en machtigt ons anderen op dezelfde voorwaarden aan te stellen.

Wij stellen u ten minste 30 dagen van tevoren in kennis voordat wij een subverwerker toevoegen of vervangen. U kunt binnen die termijn bezwaar maken op redelijke, gedocumenteerde gronden van gegevensbescherming. Doet u dat, dan trachten wij een aanpassing aan te bieden die het bezwaar wegneemt; lukt dat niet op commercieel redelijke voorwaarden, dan kan elk van beide partijen het getroffen deel van de Dienst beëindigen, en is uw enige rechtsmiddel restitutie van de reeds betaalde vergoedingen voor het ongebruikte restant van de periode. Het maken van bezwaar schort de aanstelling niet op zolang wij daarover in overleg zijn.

8. Hulp bij de rechten van uw klanten

Vraagt een van uw klanten u om een kopie van zijn gegevens, vraagt hij u deze te corrigeren, of vraagt hij u deze te verwijderen, dan is het aan u om dat verzoek te beantwoorden — maar wij helpen daarbij.

Het meeste kunt u zelf binnen de Dienst doen. Waar dat niet kan, stuurt u een e-mail naar info@movertrack.com en helpen wij u binnen een termijn waarmee u uw eigen deadline kunt halen. Neemt een klant rechtstreeks contact met ons op, dan antwoorden wij niet namens u; wij geven het verzoek aan u door.

9. Als er iets misgaat

Krijgen wij kennis van een inbreuk die persoonsgegevens raakt die wij voor u verwerken, dan stellen wij u zonder onredelijke vertraging op de hoogte, met wat wij weten: wat er is gebeurd, wie en wat voor zover wij kunnen nagaan is getroffen, wat wij eraan doen, en wat wij u aanraden te doen.

Wij verlenen u tevens redelijke hulp bij iedere beoordeling of melding aan de toezichthouder die u moet doen, en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling indien u die nodig heeft.

10. Verwijdering en teruggave

U kunt uw gegevens te allen tijde exporteren zolang uw account actief is. Als u het account zelf in de app verwijdert, kiest u voor verwijdering: alles wordt direct gewist, dus exporteer eerst wat u nodig hebt. Eindigt het account op een andere manier, dan kunt u nog 30 dagen na de beëindiging exporteren.

Bij het einde van de Dienst kiest u of wij uw gegevens teruggeven of verwijderen. Laat het ons binnen die 30 dagen weten. Laat u niets weten, dan verwijderen wij ze.

Daarna verwijderen of anonimiseren wij de persoonsgegevens die wij voor u bewaren, behalve waar de wet ons verplicht iets te bewaren — bijvoorbeeld transactiegegevens die voor fiscale doeleinden worden bewaard. Back-ups verlopen volgens hun eigen cyclus en worden binnen 90 dagen verwijderd.

11. Internationale doorgiften en de modelcontractbepalingen

Onze database en applicatieservers voor Europese klanten bevinden zich in de EU (Frankfurt). Enkele subverwerkers in artikel 7 zijn gevestigd in de Verenigde Staten, en MoverTrack, LLC is zelf een vennootschap uit de Verenigde Staten, waardoor sommige persoonsgegevens daarheen worden doorgegeven.

Voor die doorgiften gaan partijen de modelcontractbepalingen aan die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd bij Implementing Decision (EU) 2021/914, die door verwijzing in deze Verwerkersovereenkomst worden opgenomen en als volgt worden ingevuld:

• Module Two (verwerkingsverantwoordelijke naar verwerker) is van toepassing. U bent de gegevensexporteur; MoverTrack, LLC is de gegevensimporteur.
• Clause 7 (aansluitingsclausule) is van toepassing.
• Clause 9 — optie 2, algemene schriftelijke toestemming, met de in artikel 7 vermelde kennisgevingstermijn van 30 dagen.
• Clause 11 — de facultatieve bepaling inzake onafhankelijke geschillenbeslechting is niet van toepassing.
• Clause 17 — op de bepalingen is het recht van Ierland van toepassing.
• Clause 18 — geschillen worden beslecht door de rechter in Ierland.
• Annex I.A (partijen) — u, zoals geïdentificeerd door uw account; MoverTrack, LLC, 1111B S Governors Ave STE 42337, Dover, DE 19904, United States, info@movertrack.com.
• Annex I.B (beschrijving van de doorgifte) — de betrokkenen, categorieën gegevens, doeleinden, frequentie (doorlopend) en duur zoals uiteengezet in artikel 3 van deze Verwerkersovereenkomst.
• Annex I.C (bevoegde toezichthoudende autoriteit) — de autoriteit van de EER-lidstaat waarin u bent gevestigd, of waarin uw vertegenwoordiger is gevestigd.
• Annex II (beveiligingsmaatregelen) — artikel 6 van deze Verwerkersovereenkomst.
• Annex III (subverwerkers) — artikel 7 van deze Verwerkersovereenkomst.

Voor doorgiften van persoonsgegevens die onder het gegevensbeschermingsrecht van het Verenigd Koninkrijk vallen, gaan partijen tevens het UK International Data Transfer Addendum aan, uitgevaardigd op grond van section 119A of the Data Protection Act 2018, met het bovenstaande als de Approved SCCs, waarbij Table 1–3 worden ingevuld onder verwijzing naar Annex I hierboven en Table 4 wordt gesteld op neither party. Voor doorgiften die onder Zwitsers recht vallen, worden verwijzingen naar de AVG gelezen als verwijzingen naar de Swiss FADP en is de FDPIC de bevoegde autoriteit.

Waar een subverwerker is gecertificeerd onder het EU–US Data Privacy Framework, kunnen wij ons voor doorgiften aan die subverwerker in plaats daarvan op die certificering beroepen.

Indien de modelcontractbepalingen en deze Verwerkersovereenkomst strijdig zijn, prevaleren de modelcontractbepalingen.

12. Audit en informatie

Wij verstrekken u de informatie die u redelijkerwijs nodig heeft om aan te tonen dat wij onze verplichtingen uit deze overeenkomst nakomen, en wij werken mee aan audits die op grond van het gegevensbeschermingsrecht verplicht zijn.

Omdat wij een zeer klein team zijn, betekent dat schriftelijke antwoorden en documentatie in plaats van inspectie op locatie. Waar een audit werkelijk vereist is, kan deze eenmaal per periode van twaalf maanden worden uitgevoerd (vaker uitsluitend indien een toezichthoudende autoriteit dat verlangt of na een bevestigde inbreuk die uw gegevens raakt), met 30 dagen schriftelijke aankondiging, tijdens kantooruren, zonder de Dienst te verstoren, door iemand die geen concurrent van ons is, onder geheimhouding, en op uw kosten.

13. Verantwoordelijkheid tussen ons

U garandeert dat u voor ieder persoonsgegeven dat u in de Dienst invoert over een rechtsgrondslag beschikt, dat u uw klanten de informatie heeft verstrekt die hun recht vereist, dat uw instructies aan ons rechtmatig zijn, en dat u ons geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens zult toezenden.

U vrijwaart ons tegen vorderingen, boetes en redelijke kosten die voortvloeien uit een schending van die garantie, uit uw instructies, of uit een vordering van een van uw klanten die betrekking heeft op uw eigen handelen of nalaten in plaats van het onze.

De aansprakelijkheid van elke partij uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst is onderworpen aan de beperkingen en uitsluitingen in artikel 18 van de Algemene Voorwaarden, en die beperkingen gelden voor alle vorderingen uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst tezamen met alle vorderingen uit hoofde van de Voorwaarden. Niets hierin beperkt de rechten die een betrokkene jegens een van ons heeft op grond van de modelcontractbepalingen of het toepasselijke recht.

Indien een toezichthoudende autoriteit of een rechter ons hoofdelijk aansprakelijk houdt voor iets dat is veroorzaakt door uw instructies of uw schending, vergoedt u ons het aan u toe te rekenen aandeel.

14. Voorrang en contact

Zijn deze Verwerkersovereenkomst en de Algemene Voorwaarden strijdig over de verwerking van persoonsgegevens, dan prevaleert deze Verwerkersovereenkomst.

MoverTrack, LLC
1111B S Governors Ave STE 42337, Dover, DE 19904, United States
E-mail: info@movertrack.com