Veri İşleme Sözleşmesi

1. Bu belge nedir ve ne zaman uygulanır

Bu Veri İşleme Sözleşmesi ("VİS"), Kullanım Koşullarımızın bir parçasını oluşturur ve MoverTrack'i başka kişilere — her şeyden önce müşterilerinize — ilişkin kişisel verileri işlemek için kullandığınız her durumda uygulanır.

Bu belge, veri koruma hukukunun veri sorumlusu ile veri işleyen arasında yazılı bir sözleşme aramasından ve müşterilerinizin bilgileriyle tam olarak ne yaptığımızı görebilmeniz gerektiğinden doğmuştur.

2. Kim kimdir

Veri sorumlusu sizsiniz. Hangi müşterileri gireceğinize, onlar hakkında neyi kaydedeceğinize ve takip bağlantısını kimin alacağına siz karar verirsiniz. Onlar sizin müşterilerinizdir, bizim değil.

Biz sizin veri işleyeninizyiz. Bu verileri, Hizmet'i sizin için yürütmek amacıyla saklar ve aktarırız; kendimize ait hiçbir amaçla değil. Bu verileri satmıyoruz, müşterilerinize pazarlama yapmıyoruz ve herhangi bir şeyi eğitmek için kullanmıyoruz. Anonimleştirilmiş ve birleştirilmiş, böylece artık hiç kimseyi tanımlayamayan bilgiler artık kişisel veri değildir ve bunları Hizmet'i yürütmek, ölçmek ve geliştirmek için kullanabiliriz.

Bundan ayrı olarak, sizinle ilgili veriler — hesabınız, girişiniz, faturalandırmanız — bakımından kendi başımıza veri sorumlusuyuz. Bu, bu VİS ile değil, Gizlilik Politikamızla düzenlenir.

3. Sizin için neleri işliyoruz

Konu ve amaç: MoverTrack hizmetinin sunulması — planlama, siparişler, müşteri takip sayfaları, mesajlaşma, ekip yönetimi ve planınızın bunu içerdiği hâllerde WhatsApp sohbetlerinin önerilen işlere dönüştürülmesi.

Süre: hesabınız aktif olduğu sürece ve ayrıca 10. bölümdeki saklama süreleri boyunca.

İlgili kişi kategorileri: müşterileriniz, onların iletişim kişisi olarak gösterdiği kişiler ve çalışanlarınız.

Kişisel veri kategorileri:

• müşterilerinizin adları, telefon numaraları ve e-posta adresleri;
• her işin adresleri ile bir işe eklediğiniz notlar;
• sipariş ayrıntıları, fiyatlar ve iş geçmişi;
• sizin veya çalışanlarınızın bir işe yüklediği fotoğraflar ve dosyalar;
• takip açıkken aracın konumu ile bundan doğan rota ve tahmini varış saati;
• Hizmet üzerinden gönderilen veya alınan WhatsApp mesajları — her mesajın kim tarafından ve ne zaman gönderildiği, türü ve iletim durumu (yalnızca WhatsApp'ın izin verdiği sürede, WhatsApp'ın 24 saatlik müşteri hizmeti penceresi içinde, mesajların gönderilebilmesi için saklanır) ile, seçtiğiniz çalışma şeklinin sakladığı ölçüde, içeriği (metin, fotoğraflar, sesli mesajlar ve dosyalar);
• çalışanlarınızın adları, telefon numaraları ve iş atamaları.

Uygulamada bir çalışma şekli seçmeniz, bize verdiğiniz talimattır; bu talimat, WhatsApp sohbetlerinizden neleri saklayacağımıza ilişkindir. Daha az şey saklayan bir çalışma şeklini seçtiğinizde veya planınız artık önceki çalışma şeklinizi içermediğinde ya da numaranızı Hizmet'ten kaldırdığınızda, müşterilerinizin mesajlarından Hizmet'in artık saklamadığı kısmı Hizmet'ten sileriz; sohbetlerin kendisi WhatsApp'ta kalır.

Özel nitelikli kişisel verileri — sağlık, inanç, biyometrik veriler ve benzerlerini — talep etmiyoruz ve istemiyoruz. Lütfen bunları bir iş notuna yazmayın.

4. Yalnızca sizin talimatlarınızla hareket ederiz

Bu verileri yalnızca Hizmet'i sunmak için gerekli olduğu ölçüde, Koşullarda belirtildiği şekilde ve bize vereceğiniz diğer belgelenmiş talimatlar doğrultusunda işleriz. Bir talimatın veri koruma hukukunu ihlal ettiği kanaatine varırsak, sessizce uygulamak yerine size bildiririz.

Hukuk bizi, talimatlarınızın ötesinde veri işlemeye veya veri açıklamaya zorlarsa, hukuken engellenmediğimiz sürece önce size bildiririz.

5. Gizlilik

Erişim, Hizmet'i yürütmek veya desteklemek için buna ihtiyaç duyan kişilerle sınırlıdır ve bu kişiler gizlilik yükümlülüklerine tabidir. MoverTrack çok küçük bir ekip tarafından işletilmektedir; erişim de buna uygun şekilde dardır.

6. Güvenlik (Annex II — teknik ve organizasyonel tedbirler)

Riske uygun tedbirleri alıyoruz; bunlar arasında şunlar yer alır:

• sunucularımıza, uygulamalarımıza ve veri tabanlarımıza yapılan tüm bağlantılarda aktarım sırasında şifreleme (TLS);
• veri tabanı ve yedekler için beklemede şifreleme;
• bir hesabın diğerinin verilerini okuyamaması için veri tabanında satır düzeyinde erişim kuralları ve kendi sunucularımızda, yanıtladıkları her istekte giriş yapılmış hesabın ve bu hesabın neleri görebileceğinin denetlenmesi;
• müşteri verilerine ulaşan her istekte kimlik doğrulaması ve yönetim işlevlerinin adlandırılmış operatör hesaplarıyla sınırlandırılması;
• bir müşterinin telefon numarası, sizin için çalışan kişilere yalnızca siz izin verirseniz, bir sohbet ise yalnızca onlara o sohbete erişim verirseniz ulaşır;
• yerleşik altyapı sağlayıcılarıyla barındırma (bkz. 7. bölüm);
• üretim verilerine kimin ve neyin erişebildiğinin düzenli olarak gözden geçirilmesi.

Bunlar, 11. bölümle dâhil edilen Standart Sözleşme Hükümlerinin Annex II bölümünde atıfta bulunulan teknik ve organizasyonel tedbirlerdir. Bu tedbirleri değiştirebiliriz; ancak genel güvenlik düzeyini esaslı şekilde düşürecek biçimde değil.

Hiçbir sistem kusursuz şekilde güvenli değildir ve aksini iddia etmiyoruz.

7. Alt veri işleyenler

Aşağıdaki alt veri işleyenleri kullanıyoruz. Her biri, hukukun gerektirdiği şekilde yazılı veri koruma koşullarına tabidir ve yaptıkları işler bakımından size karşı sorumlu olmaya devam ederiz:

• Supabase — veri tabanı, kimlik doğrulama ve dosya depolama (AB, Frankfurt bölgesi)
• Vultr — takip ve mesajlaşma için uygulama sunucuları (AB, Frankfurt)
• Vercel — web sitelerimiz ve müşteri takip sayfaları için barındırma
• Google — haritalar, coğrafi kodlama, rota ve mesafe hesaplama; siz istediğinizde bir işin bilgilerini doldurmak için bir sohbetin veya mesajın metninin okunması; e-postamız
• Meta Platforms — WhatsApp Business mesajlaşması
• Stripe — ödeme işleme (sizin faturalandırma verileriniz; müşterilerinizin verileri değil)
• Resend — işlemsel ve faturalandırma e-postaları
• Telnyx — bu özellikleri kullandığınız hâllerde telefon hizmetleri ve arayan kimliği
• Apple ve Google — cihazlarınıza ve sizin için çalışan kişilerin cihazlarına anlık bildirim iletimi
• Expo — anlık bildirimlerin Apple ve Google'a iletilmesi; bir bildirim, bir müşterinin adını veya numarasını ve mesajının metnini içerebilir

Bu liste, 11. bölümle dâhil edilen Standart Sözleşme Hükümlerinin Annex III bölümüdür. Bu alt veri işleyenlere genel olarak yetki verir ve aynı koşullarla başkalarını görevlendirmemize izin verirsiniz.

Bir alt veri işleyen eklemeden veya değiştirmeden önce size en az 30 gün önceden bildirimde bulunuruz. Bu süre içinde makul ve belgelenmiş veri koruma gerekçeleriyle itiraz edebilirsiniz. İtiraz ederseniz, itirazı karşılayacak bir değişiklik sunmaya çalışırız; bunu ticari açıdan makul koşullarla yapamazsak, taraflardan her biri Hizmet'in etkilenen kısmını feshedebilir ve sahip olduğunuz tek hukuki imkân, dönemin kullanılmayan kalan kısmı için ödenmiş ücretlerin iadesidir. İtiraz, konuyu görüştüğümüz süre boyunca görevlendirmeyi askıya almaz.

8. Müşterilerinizin haklarında size yardım

Müşterilerinizden biri sizden verilerinin bir kopyasını isterse, verilerini düzeltmenizi isterse veya silmenizi isterse, bu talebi yanıtlamak size düşer — ancak size yardımcı oluruz.

Bunların çoğunu Hizmet içinde kendiniz yapabilirsiniz. Yapamadığınız hâllerde info@movertrack.com adresine e-posta gönderin; kendi süreniz içinde yanıt verebilmenizi sağlayacak bir zaman diliminde yardımcı oluruz. Bir müşteri doğrudan bize başvurursa, sizin adınıza yanıt vermeyiz; talebi size iletiriz.

9. Bir şeyler ters giderse

Sizin için işlediğimiz kişisel verileri etkileyen bir ihlalden haberdar olursak, gereksiz gecikme olmaksızın size bildiririz ve bildiklerimizi paylaşırız: ne olduğunu, tespit edebildiğimiz kadarıyla kimin ve neyin etkilendiğini, bu konuda ne yaptığımızı ve size ne yapmanızı önerdiğimizi.

Ayrıca yapmanız gereken her değerlendirmede veya düzenleyici kuruma yapılacak bildirimde ve ihtiyaç duymanız hâlinde bir veri koruma etki değerlendirmesinde size makul yardımı sağlarız.

10. Silme ve iade

Verilerinizi, hesabınız aktif olduğu sürece istediğiniz zaman dışa aktarabilirsiniz. Hesabı uygulamadan kendiniz silmeniz, silmeyi seçtiğiniz anlamına gelir: her şey derhal silinir, bu yüzden ihtiyacınız olanı önce dışa aktarın. Hesap başka herhangi bir şekilde sona ererse, sona ermesinden sonra 30 gün boyunca yine de dışa aktarabilirsiniz.

Hizmet sona erdiğinde, verilerinizi iade etmemizi mi yoksa silmemizi mi istediğinize siz karar verirsiniz. Bunu söz konusu 30 gün içinde bize bildirin. Hiçbir bildirimde bulunmazsanız verileri sileriz.

Bu sürenin ardından sizin için tuttuğumuz kişisel verileri siler veya anonimleştiririz; hukukun saklamamızı gerektirdiği veriler — örneğin vergi amacıyla tutulan işlem kayıtları — bunun dışındadır. Yedekler kendi döngüleri içinde devreden çıkar ve 90 gün içinde silinir.

11. Uluslararası aktarımlar ve Standart Sözleşme Hükümleri

Avrupalı müşterilerimiz için veri tabanımız ve uygulama sunucularımız AB'dedir (Frankfurt). 7. bölümdeki bazı alt veri işleyenler Amerika Birleşik Devletleri'nde yerleşiktir ve MoverTrack, LLC'nin kendisi de bir Amerika Birleşik Devletleri şirketidir; bu nedenle bazı kişisel veriler oraya aktarılır.

Bu aktarımlar için taraflar, Avrupa Komisyonu'nun Implementing Decision (EU) 2021/914 sayılı kararıyla onaylanan Standart Sözleşme Hükümlerini akdeder; bu hükümler atıf yoluyla bu VİS'e dâhil edilmiş olup aşağıdaki şekilde tamamlanmıştır:

• Module Two (veri sorumlusundan veri işleyene) uygulanır. Veri ihracatçısı sizsiniz; veri ithalatçısı MoverTrack, LLC'dir.
• Clause 7 (katılma hükmü) uygulanır.
• Clause 9 — seçenek 2, genel yazılı yetkilendirme; 7. bölümde belirtilen 30 günlük bildirim süresiyle birlikte.
• Clause 11 — bağımsız uyuşmazlık çözümüne ilişkin isteğe bağlı metin uygulanmaz.
• Clause 17 — Hükümler İrlanda hukukuna tabidir.
• Clause 18 — uyuşmazlıklar İrlanda mahkemeleri önünde çözülür.
• Annex I.A (taraflar) — hesabınızla tanımlandığı şekliyle siz; MoverTrack, LLC, 1111B S Governors Ave STE 42337, Dover, DE 19904, United States, info@movertrack.com.
• Annex I.B (aktarımın tanımı) — bu VİS'in 3. bölümünde belirtilen ilgili kişiler, veri kategorileri, amaçlar, sıklık (sürekli) ve süre.
• Annex I.C (yetkili denetim makamı) — yerleşik olduğunuz ya da temsilcinizin yerleşik olduğu AEA üyesi devletin makamı.
• Annex II (güvenlik tedbirleri) — bu VİS'in 6. bölümü.
• Annex III (alt veri işleyenler) — bu VİS'in 7. bölümü.

Birleşik Krallık veri koruma hukukuna tabi kişisel veri aktarımları bakımından taraflar ayrıca, section 119A of the Data Protection Act 2018 uyarınca yayımlanan UK International Data Transfer Addendum belgesini akdeder; yukarıdakiler onaylı SSH'ler (Approved SCCs) olarak esas alınır, Table 1–3 yukarıdaki Annex I'e atıfla doldurulur ve Table 4 hiçbir taraf olarak belirlenir. İsviçre hukukuna tabi aktarımlarda GDPR'a yapılan atıflar Swiss FADP'ye yapılmış sayılır ve yetkili makam FDPIC'tir.

Bir alt veri işleyen EU–US Data Privacy Framework kapsamında sertifikalıysa, ona yapılan aktarımlarda bunun yerine söz konusu sertifikaya dayanabiliriz.

Hükümler ile bu VİS çelişirse, Hükümler üstün gelir.

12. Denetim ve bilgi

Buradaki yükümlülüklerimizi yerine getirdiğimizi göstermek için makul olarak ihtiyaç duyduğunuz bilgileri size verir ve veri koruma hukukunun zorunlu kıldığı denetimlere katkı sağlarız.

Çok küçük bir ekip olduğumuz için bu, yerinde inceleme yerine yazılı yanıtlar ve belge sağlanması anlamına gelir. Bir denetimin gerçekten gerekli olduğu hâllerde denetim; her on iki aylık dönemde bir kez (daha sık olması yalnızca bir denetim makamının bunu gerektirmesi ya da verilerinizi etkileyen doğrulanmış bir ihlalin ardından mümkündür), 30 gün önceden yazılı bildirimde bulunularak, mesai saatleri içinde, Hizmet'i aksatmaksızın, rakibimiz olmayan bir kişi tarafından, gizlilik yükümlülüğü altında ve masrafları size ait olmak üzere yapılabilir.

13. Aramızdaki sorumluluk paylaşımı

Şunları taahhüt edersiniz: Hizmet'e girdiğiniz her kişisel veri bakımından hukuka uygun bir işleme şartınız bulunduğunu, müşterilerinize kendi hukuklarının gerektirdiği bilgilendirmeyi yaptığınızı, bize verdiğiniz talimatların hukuka uygun olduğunu ve bize özel nitelikli kişisel veri göndermeyeceğinizi.

Bizi tazmin edeceksiniz: bu taahhüdün ihlalinden, talimatlarınızdan ya da müşterilerinizden birinin bizim değil sizin eylem veya ihmallerinize ilişkin talebinden doğan talepler, idari para cezaları ve makul masraflar bakımından.

Tarafların bu VİS kapsamındaki sorumluluğu, Kullanım Koşullarının 18. bölümündeki sınırlamalara ve istisnalara tabidir; bu sınırlar, bu VİS kapsamındaki tüm talepler ile Koşullar kapsamındaki tüm talepler bakımından toplu olarak uygulanır. Buradaki hiçbir hüküm, ilgili kişinin Standart Sözleşme Hükümleri veya uygulanacak hukuk uyarınca taraflardan herhangi birine karşı sahip olduğu hakları sınırlamaz.

Bir denetim makamı ya da mahkeme, sizin talimatlarınızdan veya ihlalinizden kaynaklanan bir husus nedeniyle bizi müştereken sorumlu tutarsa, size atfedilebilen payı bize geri ödersiniz.

14. Öncelik ve iletişim

Bu VİS ile Kullanım Koşulları, kişisel verilerin işlenmesi konusunda çelişirse bu VİS üstün gelir.

MoverTrack, LLC
1111B S Governors Ave STE 42337, Dover, DE 19904, United States
E-posta: info@movertrack.com